مقاله بررسی عوامل تصمیمگیری دربکارگیری سیستمهای تدارک الکترونیکی

بررسی عوامل تصمیم گیری در بکارگیری سیستم‌های تدارک الکترونیکی دردولت الکترونیک

فریباآبروئی

کارشناس ارشد شرکت بین المللی مهندسی سیستم ها واتوماسیون (ایریسا)

دکتر منصور امینی لاری

استادیاردانشگاه علوم و تحقیقات استان فارس و همکار با دانشکده آموزش های الکترونیک استان فارس

واژه‌های کلیدی

دولت الکترونیک ( E-government ) ، تدارک الکترونیکی (E-procurement ) ، تجارت الکترونیکی(E-commerce ) ،

مدیریت ارتباط با تأمین‌کنندگان ( Supply Realationship Management/SRM )

چکیده

به‌منظور ایفای نقش مؤثر در مباحث مربوط به استفاده و بکارگیری سیستم‌های تدارک الکترونیکی توسط صاحبنظران و متخصصین ، گام های موردنیاز برای درگیر شدن درچنین پروژه هایی ، تدوین گردد . با این هدف ابتدا به برخی مصوبات دولت در این زمینه رجوع شده است و پس از آن تعاریف پایة این مبحث طرح گردیده است . سپس مهمترین مزایای پیاده‌سازی و بکارگیری سیستم‌های تدارک الکترونیکی برشمرده شده است و همچنین تشریح گردیده که پیش از اقدام به آغاز تدارک بصورت الکترونیکی لازم است مشخص شود ، تدارک الکترونیکی چگونه می‌تواند در سازمان سودمندی مورد نظر را ایجاد کند . پیشبرد یک تحلیل جامع از ویژگی‌ها و مشخصات خرید و تهیه و تدارک ، به سازمان کمک می‌کند تا دریابد کدام فرایند بایستی انتخاب گردد و کدام ابزار تدارک الکترونیکی باید مورد استفاده قرارگیرد . ابزارهای متفاوت ، مزایا و هزینه های متفاوتی دارند و بسیار ضروری است همانگونه که به مزایای بالقوة خودکار نمودن فرایندها وزن داده می‌شود ، به هزینه‌های پیاده سازی و نگهداری و ریسک های مربوطه نیز توجه گردد . بدین منظور در ادامه به نتایج مطالعات  مؤسسات معروف تحقیقاتی در رابطه با عملکرد نرم‌افزارهای تدارک الکترونیکی بطورکلی ، و ارزیابی محصولات و فروشندگان برتر در این زمینه و مقایسة آن‌‌ها با یکدیگر ، اشاره شده است و در آخر از میان فعالیت های مطرح شدة مورد نیاز برای تعریف پروژه‌های تدارک الکترونیکی بصورت اجمالی به موضوع امنیت و ریسک و ممیزی پرداخته شده است .

مقدمه

علیرغم گسترش روزافزون فناوری اطلاعات وارتباطات و اینترنت که باعث دگرگونی نحوه انجام فعالیت ها و خدمات در سایه افزایش دقت و سرعت و شفافیت و کاهش هزینه و زمان در دنیای کنونی گردیده است و بخصوص علیرغم رواج مباحث مربوط به دولت الکترونیک و تجارت الکترونیک درایران ، به دلایل مختلفی از جمله فراهم نبودن زیرساخت های مناسب ، هنوز در ایران شرکت‌ها بویژه سازمان‌های  بزرگ که قدرت و امکان مانور سرمایه ای بیشتری دارند ، و همچنین ارگان های دولتی ، موفق به راه اندازی سیستم های تدارک الکترونیکی کارا برای تأمین نیازهای خود نشده‌اند ، و این درحالیست که نیاز به داشتن چنین سیستم هایی از سال ها قبل به موازات رشد شناخت از توانایی های نهفته در تجارت الکترونیک ، در سطح دنیا ، مطرح شده است و سابقة این نوع سیستم ها نسبت به تمامی انواع مشابه آن در تجارت الکترونیک بسیار بیشتر است .

از آنجاییکه بی تردید برای استفادة بهینه از آهنگ رشد فناوری اطلاعات و ارتباطات و توانایی‌های بالقوه دراین زمینه ، قبل از هرچیز آماده بودن بسترهای معنوی و مادی در کشور اصل می‌باشد ، این مقاله ابتدا به اهتمام دولت در خصوص پیاده سازی نمادهای مختلف دولت الکترونیک پرداخته و به روند تصویب برخی قوانین و آیین‌نامه‌های اجرایی مهم در این موارد  اشاره نموده است . در این سندها و مصوبات آنجا که به مسائل مرتبط به دولت الکترونیک پرداخته اند ، علاوه بر معرفی انواع مدل های دولت الکترونیک ، بررسی وضع موجود در کشور و اقدامات انجام شده ، مشکلات و نارسایی‌ها و ساختار اجرایی برنامة دولت الکترونیک و اهداف آرمانی آن ، پروژه ها و طرح‌های گوناگون اجرایی درراستای اهداف مورد نظر نیز ، معرفی شده‌اند ولی در این مقاله از این آیین‌نامه‌ها ، تنها در موارد مرتبط به تدارک الکترونیکی بهره‌گیری شده است .

سیاست های مربوط به تدارک الکترونیکی در سند دولت الکترونیک

یکی از هدف های دولت در برنامه‌های توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی کشور، توسعه استفاده و کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات می‌باشد که بدین‌منظور، در سال 1381 برنامه اصلاح فرآیندها، روش‌های انجام کار و توسعه فناوری اداری و همچنین ، آیین‌نامه‌ای تحت عنوان توسعه کاربرد فناوری اطلاعات با نام اختصاری « تکفا»  به تصویب هیئت محترم وزیران رسید [1] . سپس در خردادماه  1384 ، با توجه به اهمیت مباحث مربوط به تجارت الکترونیکی در پیاده سازی دولت الکترونیک ، برنامه جامع توسعه تجارت الکترونیکى  [2]  ، تهیه شده و وزارتخانه ها و سازمان های گوناگون موظف به برداشتن گام های مشخص و عملی در زمینه پیاده سازی جنبه های مختلف تجارت الکترونیک گردیدند . نهایتاً در مرداد ماه  1384 ، با توجه به اتمام برنامه سوم توسعه کشور ، سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی اقدام به تهیه سند فرابخشی (ویژه) بهینه‌سازی تشکیلات دولت و ایجاد دولت الکترونیک نمود [3]  و به تصویب هیئت وزیران رسانید و آیین نامه‌های اجرایی آن ابلاغ گردید .

درسند فرابخشی دولت الکترونیک ، تعاریف و مدل‌های دولت الکترونیک ، وضعیت موجود کشور از نظر اتوماسیون اداری و دولت الکترونیک ، و وضعیت مطلوب و مورد نظر برای تحقق در طول برنامه چهارم توسعه کشور شامل اهداف آرمانی، کیفی و کمی، سیاست‌های اجرایی، طرح‌ها و پروژه‌ها و زمان‌بندی اجرای هر یک آمده است . مدلی که در این سند ،‌ بعنوان پایه برای مناسب سازی با شرایط موجود کشور ، مورد نظر قرار گرفته در کنفرانس بین‌المللی «دولت الکترونیک برای توسعه» (پالرمو ایتالیا، آوریل 2002) مطرح شده و دارای ساختاری است که در آن عوامل مختلف مؤثر در سیاست‌ها و کارکردهای خدمات عمومی و روابط اصلی بین عوامل و کارکردها مورد توجه قرار گرفته است . این مدل شامل کارکردهای پشتیبانی ، اطلاعات اولیه ، عملکردهای مشترک ، خدمات و اطلاعات است . درسند ، در توضیح بخش عملکردهای مشترک آمده است که : عملکردهای مشترک شامل سرویس‌های مورد استفاده دستگاه‌های مختلف ارائه‌کننده خدمت می‌باشد ، ازجمله پرداخت‌های الکترونیکی، تدارک الکترونیکی وپرونده‌های الکترونیکی .

بنابراین مسئله تدارک الکترونیکی جایگاه مهمی در مدل دولت الکترونیک انتخابی توسط هیئت وزیران ، دارد . در "برنامه جامع توسعه تجارت الکترونیکی در ایران مصوب 25 مرداد ماه 1384 توسط هیئت وزیران جمهوری اسلامی" ، بصورت مفصل به راهکارهای توسعه تجارت الکترونیکی درایران پرداخته شده است . در ماده 14 این برنامه ،  وزارت بازرگانی موظف به فرهنگ سازی در زمینه خرید بصورت الکترونیکی شده است و در ماده 21 آن ، مرکز آمار ایران موظف به جمع آوری اطلاعات در این زمینه گردیده است و همچنین ماده 33 ، مشخصاً وزارت نفت را موظف به " پیاده سازی سیستم خرید الکترونیکی (Eprocurement) به منظور فرایند خرید ، افزایش نقدینگی ، حمایت از تولید کنندگان داخلی و جلوگیری از تأخیر دراجرای طرح ها " ، نموده است . اما علیرغم تمامی این تلاش‌ها هنوز چنین سیستم‌هایی بصورت عملیاتی در ایران راه اندازی نشده اند .

سیستم تدارک الکترونیکی چیست ؟

تعاریف مختلفی از  Electronic-procurement  بعنوان بخشی از تجارت الکترونیک مطرح شده است :

·  سیستم های  E-procurement برای بدست آوردن مواد و قطعات از طریق وب یا بکارگیری استانداردهای سنتی EDI‌ ،  برای ساخت داخلی( تهیه مستقیم ) یا تدارکات و تجهیزات اداری (تهیه غیرمستقیم) ، استفاده می‌شود . ( ZDNet‌  [4] )

·  E-P‌ اساساً یک  سیستم کاربردی خرید و تدارک مبتنی بر اینترنت / اینترانت یا سرویس میزبانی است که جریان خرید شرکای تجاری را آسان ساخته ، بهره وری تجارت را از طریق زنجیره تأمین بالا برده ، و توانایی های استراتژیک تجارت الکترونیکی را در دنیای اینترنت فراهم می سازد . ( ITRG  [5]  )

·  E-P   بعنوان تکنولوژیی تعریف می‌شود که برای تسهیل بدست آوردن کالاها بوسیله سازمانهای تجاری یا دولتی از طریق اینترنت طراحی شده است .( Carabello   [6] )

·  E-procurement خرید و فروش تدارکات و خدمات  B2B[1] یا B2C[2]  ازطریق اینترنت است . وب سایت های  E-P ‌به کاربران شناخته شده و ثبت شده امکان گشتن به دنبال فروشندگان و خریداران کالاها و خدمات را می‌دهند . شش روش اصلی  E-P‌ به شرح زیر وجود دارد : (    Wikipedia[7]  وCIO   [8] )

1 - (Electronic Resource Planning) مبتنی بر وب : ایجاد و تأیید درخواست خرید ، ثبت سفارشات خرید و دریافت کالاها با کمک سیستم نرم افزاری براساس تکنولوژی اینترنت .

2 - e-MRO  : عین بالایی بجز اینکه کالاها و خدمات سفارش شده محصول نبوده ، بلکه تدارکات مرتبط با MRO[3]  است .

3 - e-sourcing : استفاده از تکنولوژی اینترنت برای (منبع یابی) شناسایی تأمین کنندگان جدید برای دسته‌ای خاص از نیازهای خرید    .

4 - e-tendering  :  مناقصه ، فرستادن درخواست برا ی اطلاعات و قیمت به تأمین کنندگان و دریافت پاسخ آن ها با کمک تکنولوژی اینترنت .

5 - e-reverse auctioning : استفاده از تکنولوژی اینترنت برای خرید کالاها و خدمات از تعدادی تأمین کنندة شناخته شده یا ناآشنا .

6 - e-informing : جمع آوری وتوزیع اطلاعات خرید هم از و هم به بخش های داخلی وبیرونی با کمک تکنولوژی اینترنت .

مزایای پیاده سازی سیستم تدارک الکترونیکی

با استفاده از تدارک الکترونیکی هردو طرف درگیر در معاملات سود بالاتری را کسب می‌نمایند و همچنین بخصوص فعالیت ها در ارتباط با سازمان‌ها و دولت کاراتر و مؤثرتر انجام خواهد شد ولی بصورت جمعبندی شده اهداف و مزایای سیستم های تدارک الکترونیکی را در موارد زیر می‌توان عنوان نمود   [9] :

·  خرید کاراتر درون ارگان های دولتی وشرکت ها با تسهیل و استاندارد سازی فعالیت های خرید

·         بهبود شفافیت در همه عرصه های خرید

·         افزایش توانایی مذاکره و بالابردن قدرت خرید

·         مدیریت متمرکز قراردادها

·         دسترسی بهتر طرفین به اطلاعات مناقصه ها و مزایده ها

·  کنترل مخارج خریدهای پراکنده واستفاده بهتر از ارتباطات رسمی با شرکت های تأمین کننده

·         جریان گردش کار بهتر و سریع تر بین شرکت ها و یا دولت با تأمین کنندگان

·  افزایش توانایی همکاری فراهم‌کنندگان خدمات وصنعت برای برآورده‌سازی بهترنیازهای تدارکاتی دولت یا شرکت ها

·         بهبود مدیریت مالی وایجاد میدان دید بهترو کنترل راحت تر برای متولیان بودجه

·         پرداخت سروقت صورتحساب تأمین کنندگان

·         قیمت پایین تر کالاها و خدمات ارائه شده به سازمان ها ی دولتی یا شرکت ها

·         کاهش فوق العاده درزمان تهیه کالاها 

·         نگهداری بهتر سطح موجودی

·         افزایش ابداعات و ابتکارات در تدارکات

·         بهبود توانایی تحلیل و اندازه گیری مخارج وکارایی

·         بهبود خدمات مشتریان

·         بهبود مدیریت اطلاعات ، ارتباطات و دانش ودرنتیجه بهبود عملیات تجاری

·         بهبود وکارایی بیشتر فرایندها

·         کاهش انواع هزینه ها ازجمله هزینه کارهای کاغذی و ثبت های تکراری

·         دسترسی وسیع تربرای کسب و کارهای محلی و کوچک

·         و . . .

مطالعات مؤسسات تحقیقاتی دنیا در زمینةآ  ارزیابی تدارک الکترونیکی

بر اساس مطالعات موسسه تحقیقاتی AMR   در سال 2003  [10]  برخلاف رکود اقتصادی مقطعی برخی سازمان های برتر تولید کننده نرم افزارهای تدارک الکترونیکی مثل ARIBA ، بازار این بسته های نرم افزاری در حال رشد و اوج گیری است . این مؤسسه در آن سا ل پیش بینی کرد 17 درصد شرکت هایی که هنوز سیستم های تدارک و منبع یابی الکترونیکی را نخریده اند در سال بعد اینکار را خواهند کرد و برای این بازار رشد 12 درصدی پیش بینی نمود .

گروه تحقیقاتی IPRG‌  در مطالعاتی در سال 2006  در رابطه با پروژه های تدارک الکترونیکی در استرالیا اعلام می‌کند : در مقایسه با بررسی‌های سال 2004  ، پیاده سازی‌های تدارک الکترونیکی از نظر برآورده سازی اهداف و محدودة شمول گسترش یافته است و سازمان‌های بیشتری ، سیستم‌هایی را پیاده کرده اند که کل عملیات سازمان را دربرگرفته و محدودة وسیع‌تری از فانکشن‌های و فعالیت‌های تدارک الکترونیکی را شامل می‌شوند . در سازگاری با این تغییرات و بدنبال آن ، مسئلة یکپارچگی نرم‌افزار و کاتالوگ ها و همگون  سازی فرهنگ سازمانی با این تغییرات عمده ، به چالش قابل توجهی برای سازمان‌ها مبدل شده است . براساس آمارهای ارائه شده ، این نرم‌افزارها نقش و اهمیت فوق‌العاده استراتژیکی در سازمان‌ها بخود گرفته اند و استفاده از آن‌ها ،  مدیریت اطلاعات درون سازمان ها را به نحو قابل ملاحظه‌ای بهبود بخشیده و تعداد کارمندان را کاهش داده‌ است . و از طرفی برخی سازمان‌ها اعلام نموده ‌اند که ناچار به آموزش افراد با تخصص‌های جدید در زمینة تهیه و تدارک الکترونیکی شده‌اند .

مؤسسه تحقیقاتی Forrester   در سال 2005 مقاله‌ای در رابطه با تدارک الکترونیکی  و راهنمایی برای انتخاب نرم‌افزارهای مربوطه منتشر نمود و مجدداً در تابستان امسال ( 2007 )  [11]  گزارشی شامل ارزیابی برترین تولیدکنندگان نرم‌افزار تدارک الکترونیکی منتشرنموده است . آخرین مطالعات انجام شدة Forrester   ، در تابستان 2007 ، حاکی از رشد بالای فروش این نرم افزارهاست . ارزیابی ، ابتدا به این اشاره دارد که راه حل های تدارک الکترونیکی نقش کلیدی در بهبود فرایند های خرید در سازمان ها از طریق خودکار نمودن درخواست ها و سفارشات خرید برای کالاها و خدمات ، خرید غیرمتمرکز ، ارتباط مستقیم با تأ مین کنندگان ، و بهبود پذیرش سیاست‌های ترجیحی تأمین‌کنندگان ، دارند . سپس با استفاده از ترکیبی از ممیزی  فروشندگان و نمونه نمایشی محصولات و نظریات مشتریان ، 14 فروشنده معروف محصول تدارک الکترونیکی ازجمله Ariba و SAP و Oracle و PeopleSoft را ، دررابطه با  118 فاکتور و شرایط  مختلف  ارزیابی  نموده و نتایج را در یک گزارش مفصل اعلام کرده است . این گزارش می‌تواند راهنمای خوبی در مراحل انتخاب نرم‌افزار تدارک الکترونیکی در سازمان‌ها باشد .

نکته اساسی که در رابطه با نرم افزار تدارک الکترونیکی دراین گزارش به چشم می‌خورد ، تحلیل کلی آن در این رابطه است . از دید Forrester   تدارک الکترونیکی ، هسته اصلی فرایند مدیریت مخارج سازمان و هرنوع  مدیریت ارتباط با تأمین کنندگان ( SRM[4] ) ، بصورت کارا و مؤثر است . محصولات تدارک الکترونیکی ابتدا در دهه گذشته از 1997 تا 1999  معرفی شدند ، و درمقایسه با محصولات دیگر ، فرصت زیادی برای بهبود و تصحیح داشته اند و خیلی سریع گسترش پیدا کرده اند بطوری که هم اکنون در حدود 8000  مجوز فروش محصولات تدارک الکترونیکی صادر شده است .

براساس آمار و ارقام در تحقیقات Forrester   سه دلیل عمده وجوددارد که هنوز نیاز به تهیه راهنما برای انتخاب محصول مناسب تدارک الکترونیکی هست و به همین دلایل این مؤسسه مجدداً در سال 2007  اقدام به این امر نموده است : 

1 –  یک چهارم تا یک سوم از سازمان ها با بیش از 1000  کارمند هنوز این محصول را نخریده اند . ( در آمریکا و اروپا )

2 – محصولات تدارک الکترونیکی که واقعاً نصب شده و بکارگرفته شده فاقد قسمت فروش هستند . براساس تحقیقات بعمل آمده  40 درصد از 2400  محصول فروش اراکل و بیش از60 درصد  از 3200  محصول فروش  SAP  هنوز نصب نشده است . برخی از این شرکت ها هنوز برای بقیه جایگزین ها باز هستند .

3 – بسیاری از نصب های قدیمی محصولات تدارک الکترونیکی کاملاً آماده جایگزینی با محصولات جدید هستند . شرکت هایی هستند که محصولات تدارک الکترونیکی خود را درسال‌های  1998 تا  2001  از فروشندگانی مثل Commerce One  و RightWorks  و  Clarus  و . . .  خریداری کرده اند و یا فروشندگانی که دیگر وجود خارجی ندارند . این شرکت ها ، برای خرید نسل های جدید این محصولات ،‌ در بازار حضور فعال دارند .

استراتژی مناسب آ   برای تصمیم‌گیری در بکارگیری تدارک الکترونیکی

تغییر فرایند ها و ایجاد تحولات بنیادی در سازمان ها به کمک نرم‌افزارهای جدید ، بایستی با بررسی های عمیق و تحقیق درزمینه نیازهای سازمان و امکان سنجی همه جانبه صورت پذیرد ، در غیر اینصورت ازهمان ابتدا ، پیاده سازی چنین سیستم هایی با موانع جدی و گاهی با شکست مواجه می‌شود . بعنوان مثال ارزیابی از وضعیت جاری می‌تواند همة مشکلات سازمان یا ناکارآمدی های تجربه شدة فرایند خرید را برجسته نماید و برای اشارة دقیق به این نواحی که تکنولوژی تدارک الکترونیکی می‌تواند فرایند تدارک را تسهیل و خودکار نماید ، کمک شایانی خواهد کرد .  با درنظر گرفتن این موضوع ، برای تصمیم گیری در بکارگیری سیستم های تدارک الکترونیکی عوامل متعددی اثر گذار هستند و بایستی روند های تحلیلی جامعی را در این زمینه طی نمود .

مسائلی از قبیل مشکلات و موانع زیربنایی ، اعتماد مردم به تجارت الکترونیکی ، و میزان مشارکت ارگانهای دولتی و سازمان های خصوصی و بخصوص تأمین کنندگان در مباحث مربوط به تدارک الکترونیکی ، پیچیدگی فرایندهای خرید و تدارکات برخی سازمان‌ها و حجم و ارزش مالی بالای مبادلات ، میزان پیچیدگی کالاها یا محموعه های مورد نیاز و نقش آن ها در تولیدات و خدمات سازمان ها ( مستقیم و غیرمستقیم ) ، نقش کیفیت و قیمت انواع نرم‌افزارهای موجود تدارک الکترونیکی ، مسائل امنیتی و ریسک ها و موارد مختلف دیگر موضوعات مهمی هستند که گاهی اوقات هرکدام می‌توانند نقش کلیدی به خود گرفته و تصمیم گیری را دستخوش تغییر قرار دهند [12] .

برا ی شروع بایستی :

·         وضعیت فعلی تدارک در سازمان درک شود ،

·  فرایند های جدید و انتساب تدارک الکترونیکی به عرصه های وسیع تر استراتژی تدارک مورد بررسی قرار گیرد ،

·         برای پیاده سازی تدارک الکترونیکی برنامه ریزی گردد .

در ادامه برای تعیین نیازها ، بایستی :

·         الگوهای مخارج سازمان تحلیل شود ،

·         توان بالقوه تدارک الکترونیکی بخش‌های سازمان اولویت بندی گردد ،

·         انواع مناسب تدارک الکترونیکی مناسب سازمان شناسایی شود ،

·         همچنین لازم است تأمین‌کنندگان آمادة سازمان مشخص گردند ،

·  ازطرف دیگر اینکه درکجاها با کمک تدارک الکترونیکی صرفه جویی امکان پذیر است نیز باید روشن گردد .

اطلاعات بدست آمده در مراحل قبل باید ارزیابی و بازنگری شوند . سپس پروژه مربوط به تدارک الکترونیکی تعریف می‌گردد . برای تهیه پیشنهاد پروژه ابتدا باید :

·  در مورد تکنولوژی های موجود درسازمان بررسی شده  و امکان ارتقای آن ها مورد توجه قرار گیرد ،

·  همچنین باید به دنبال فرصت هایی بود تا از تجارب و خدمات بقیة سازمان ها در این زمینه‌ها استفاده نمود ،

·  پیشنهاد بایستی شامل اطلاعات کاملی برای تصمیم‌گیری در مورد سرمایه گذاری برروی پروژه و ادامة آن باشد ،

·  پیشنهاد پروژه که شامل این موارد است ، تهیه گردد :  بررسی فرایندهای موردنظرو نیازها ، مشکلات ، اطلاعات پس‌زمینه ودلایل انجام پروژه ، خلاصه‌ای از تحویل‌دادنی‌های پروژه ، حامیان پروژه ، تخمین هزینه‌های پروژه تدارک الکترونیکی ، مزایای پنهان‌ و‌ آشکار ، ارزیابی ریسک و برنامة حذف آن‌ها ، تخمین بازگشت سرمایه .

به منظور انتقال به محیط تدارک الکترونیکی ، بایستی ابزارهای تدارک الکترونیکی را که به تسهیل و بهبود فرایندها کمک می‌کنند شناسایی نمود که به سه دستة  :  ابزارهای برنامه‌ریزی ،  ابزارهای تهیه و تدارک ،  و ابزارها و متدهای پرداخت  ، طبقه بندی می‌شوند و بالاخره ملاحظات زیرساختی و مسائل مربوط به پیاده سازی نیز باید مد نظر قرار گیرند .

انواع ابزارهای برنامه ریزی شامل موارد زیر می‌شود :

·         ابزارهای تحلیل مخارج ،

·         ابزارهای E-RFXs ‌  ( RFQ[5]  و RFP[6] وRFT[7]  و [8]RFI ) ،

·         ابزارهای ارزیابیE-RFXs    ،

·         ابزارهای مدیریت قراردادها ،

·         ابزارهای مدیریت تأمین کنندگان ،

·         حراج های الکترونیکی .

انواع ابزارهای تدارک عمدتاً شامل این موارد است :

·         کاتالوگ های الکترونیکی ،

·         سفارش خرید الکترونیکی ،

·         تأییدیه های اتوماتیک ،

·         سیستم های   [9] ERP و FMIS[10]   .

انواع ابزارها و متدهای پرداخت شامل موارد زیر است :

·         کارت های خرید( P-CARD [11] ) ،

·         سیستم های مدیریت مخارج (EMS[12] ) ،

·         ارزیابی تسویه رسید ( ERS[13] ) ،

·         پرداخت های برگشتی ،

·         صورتحساب الکترونیکی مطمئن .

ملاحظات زیرساختی می‌تواند شامل موارد زیر باشد  :

·         امنیت ،

·         عملیات بین سیستم ها ،

·         درگاه های تأمین کنندگان ،

·         برقراری اتصال ،

·         تبادل دادة الکترونیکی ( EDI[14] ) .

موضوعات مربوط به پیاده سازی دربرگیرندة این موارد است :

·         مدیریت ریسک ،

·         تعریف حامیان ،

·         مدیریت حامیان ،

·         گزارش‌گیری و اندازه‌گیری ،

·         بهبودهای مداوم و مستمر .

در این مختصر بدلیل وسعت مطالب ذکر شده سعی می‌شود از میان عوامل مختلف ، موضوعات امنیتی و ریسک ها و ممیزی در سیستم های تدارک الکترونیکی مورد بحث قرار گیرد و راهکارهایی ارائه گردد .

مسئولیت کنترل و نظارت در تدارک الکترونیکی

به هنگام استفاده از سیستم های تدارک الکترونیکی ممکن است سؤالات گوناگونی مطرح گردد که بایستی برای پاسخگویی به این ابهامات روش های مناسبی را اتخاذ نمود  [13]  ازجمله این پرسش‌ها می‌توان به موارد مطروحه در شکل 1  اشاره نمود :

آیا اطلاعات تأمین‌کنندگان محرمانه نگهداری می‌شود؟

آیا می‌توان‌اطمینان‌داشت سیستم‌خریدهای‌تقلبی‌را تشخیص‌داده‌ و‌ جلوی آن را می‌گیرد؟

 

پس‌ازصرف‌مبالغ‌زیادبرای‌پیاده‌سازی‌،قادربه‌ پایین ‌بردن‌هزینه‌های‌تدارکات‌یابالابردن‌کیفیت خدمات‌‌هستیم‌یا‌خیر؟

چگونه می‌توان مطمئن بود قوانین وآیین‌نامه ها برآورده‌ شده ؟

 

 ؟

چگونه‌می‌توان ‌اطمینان ‌داشت‌ صورتحساب‌ بوسیله‌تأمین‌کنندگان‌،صحیح‌صادرشده‌است؟

می‌توان فرایندالکترونیکی کاملاً کنترل‌شده داشت؟

 

شکل 1 -  پرسش‌های امنیتی و ممیزی

در سیستم های تدارک الکترونیکی کنترل ازچند بخش به تعداد زیادی بخش یا تعدادزیادی کاربر نهایی انتقال می‌یابد و در نتیجه ، دررابطه با تعریف و نگهداری فرایند تدارک الکترونیکی و کنترل های از نوع فناوری تکیه زیادی می‌شود . بطورکلی فرایند تدارک را می‌توان به‌صورت شکل 2  دسته بندی کرد :

1- تعیین ‌نیازمندی‌ها

2- منبع‌یابی ‌تأمین‌کنندگان

3- بستن ‌قراردادها

4- پردازش سفارش

5-دریافت‌ومدیریت موجودی انبار

6-پردازش محاسبه و پرداخت

 

شکل 2 – فرایند تدارک

زمانی که خرید و تدارک بین کاربران نهایی و بسیاری بخش ها توزیع شده است ، ضرورت ایجاد قوانین و فعال سازی فرایندهایی برای تقویت و یا جایگزینی فعالیت‌های دستی وجود دارد . بعبارت دیگر بایستی بر روی ایجاد و نگهداری کاربر ، حقوق دسترسی ، یکپارچگی سیستم ، یکپارچگی داده ، اعتبارسنجی ، امنیت و دیواره های آتش ، نگهداری داده ، پردازش تراکنش ها ، گزارش گیری ، و ادارة خطاها کنترل هایی استقرار یابد .

نیازمندی های امنیتی و ممیزی تدارک الکترونیکی

اگر کلیه فعالیت های از تنظیم قرارداد تا تسویه حساب را ، یک پلکان فرض نماییم که بایستی طی شود ، پایه های آن برروی عوامل اساسی دقت وصحت ، تمامیت ، به‌موقع بودن ،  امنیت  ، ممیزی و کنترل ، است  . ( شکل 3 ) :

تسویه‌حساب

دریافت

توزیع وردگیری

سفارش

پیش‌بینی‌مشارکتی

توافق‌قراردادی‌وقیمت

دقت و صحت تمامیت به‌موقع‌بودن امنیت ممیزی وکنترل

 

شکل 3 – اساس امنیتی و ممیزی تدارک

به هنگام تلاش برای حصول اطمینان از یکپارچگی تراکنش در محیط تدارک الکترونیکی ، عوامل و فاکتورهای امنیتی بایستی منظور گردند که سعی می‌شود در بخش‌های بعد راهکارهای مربوطه بررسی گردد .

موضوعات امنیتی تدارک الکترونیکی

درهنگام بررسی مسائل امنیتی و برای تأمین حداکثر امنیت در سیستم های تدارک الکترونیکی  ، به جنبه های متفاوتی از عملکرد سیستم بایستی توجه گردد و امنیت در تمامی حوزه ها به تفصیل مورد ارزیابی قرار گرفته و ارتباطات این حوزه ها نیز نباید از نظردور بماند . بطور کلی می توان این حوزه ها را در دسته های زیر طبقه بندی نمود :

1 -  امنیت برنامة کاربردی تدارک الکترونیکی

·  اطمینان حاصل شود کارکنانی که درخواست‌های خرید را برای موجودیت های سازمانی ایجاد می‌کنند ، اجازة انجام این کار را دارند .

·         در فرایندهای جدید تدارک ، ضعف در تفکیک وظایف ، شناسایی و حذف گردد .

·  از دریافت صحیح آنچه درخواست شده و با قیمت موردنظر، اطمینان حاصل شود .

2 -  تصویب و تأیید تدارک و بازنگری (کنترل فرایند)

·         کارایی به حداکثر رسانده شود ( ایجاد توازن بین ریسک و سرعت )

·  اطمینان حاصل شود که گزارشات کلیدی خرید و تدارک توسط مدیران ارشد دریافت و بازنگری می‌شود .

·  برای انجام فرایندهای تأیید و تصویب خرید به نحو مؤثر و کارا ، طراحی مناسب صورت گیرد .

·         مشخص شود  هنگام عدم حضور مدیران ارشد چه خواهد شد .

نآنآ

3 -  نگهداری یکپارچگی فرایند تدارک ، مدیریت محتوا ، مدیریت کاتالوگ

·  از بروز نگهداشته شدن محتوای کاتالوگ‌های کالاها و محصولات اطمینان حاصل گردد .

·         هر تغییر در اطلاعات کاتالوگ‌ها نظیر قیمت ، کنترل شود .

·         از دقت و صحت و اعتبار اطلاعات همة کاتالوگ‌ها اطمینان حاصل شود .

4 – تبدیل داده ، همگون سازی داده

·  نیازمندی‌های ایجاد کاتالوگ و تبدیل به کاتالوگ‌های برنامة کاربردی تدارک الکترونیکی ، مشخص شود .

·  داده های مورد نیاز برای تأمین همگونی وهمزمانی بین سیستم های کاربردی front-end و back-end .

·         از وجود چارچوب خاص برای تسهیل همزمانی اطمینان حاصل شود .

5 – یکپارچگی واسط های نگهداری ( یکپارچگی سیستم کاربردی یا قدیمی )

·  از اینکه سیستم های کاربردی فعلی با اطلاعات بلادرنگ بروز نگهداشته می‌شوند ، اطمینان حاصل گردد .

·  از اینکه همة تراکنش‌ها با دقت وصحت وبه‌صورت کامل با سیستم‌های back-end‌ مرتبط شده اند ، اطمینان حاصل شود .

6 -  فراهم سازی یکپارچگی از طریق امنیت فناوری ( زیر ساخت فناوری )

·         سیستم‌های اصلی را از نفوذ از طریق برنامه تدارک الکترونیکی محفاظت شوند .

·  از اینکه هردو طرف معامله می‌دانند که با چه کسی در طرف دیگرخط درحال معامله هستند ، اطمینان حاصل شود .

·         از بازداشته شدن یا تغییر اطلاعات هنگام انتقال در شبکه ، جلوگیری گردد .

·  از اینکه معاملات نمی‌توانند مورد رد و انکار قرار گیرند اطمینان حاصل شود  .

·         از محرمانه باقی ماندن اطلاعات محرمانه ، اطمینان حاصل گردد .

7 -  برآورده کردن تقاضاهای کاربران و تأمین کنندگان ( انعطاف پذیری عملیاتی )

·  از مقیاس پذیری و قابلیت اتعطاف برای درخواست‌های کاربران اطمینان حاصل شود .

·         یک چارچوب متداوم و پیوسته ، طراحی گردد .

·         برای بازیافت و ترمیم بدترین حوادث برنامه ریزی شده باشد .

استقرار کنترل در تدارک الکترونیکی

1 -  بایستی با طراحی و برنامه ریزی یک مسیر ، گام های مورد نظر در کنترل برداشته شود .

الف  -  براساس استراتژی تدارک الکترونیکی و انتخاب های فناوری ، تصمیم گرفته شود که کجا باید رفت .

ب  -   توانایی های مورد نیاز در زمینة فناوری ، فرایندها ، افراد ، و شرکای تجاری ارزیابی شود .

پ  -   انتخاب ها و مسیرهای چندگانة موجود شناسایی گردد .

ت  -   مسیری انتخاب گردد که :

·         اهداف استراتژیک را برآورده می‌کند ،

·         نقاط قوت را بزرگ می‌کند ،

·         ازنظر فناوری امکان پذیر است ،

·         بوسیله رهبران ترویج شده و بوسیله کارکنان حمایت می‌شود ،

·         واقعی و شفاف و واضح و قابل مدیریت است .

2 -  همچنین سعی گردد درکنترل طراحی وپیاده سازی تدارک الکترونیکی فعال و بلکه پیش‌فعال بود بدین منظور بایستی :

·  کارکنان ارشد را برای کنترل استقرار و پیاده سازی فرایندهای تدارک الکترونیکی تخصیص داد .

·  کارکنان مربوطه را درمورد ریسک‌ها و کنترل‌های تدارک الکترونیکی آموزش داده شود .

·         برای چنین شروعی ، زمان قابل توجهی صرف کرد .

·  به کارکنان مربوطه برای تصمیم گیری درون چارچوب‌های استقرار یافته اختیار داده شود .

·         از درگیر شدن مدیران ارشد هم اطمینان حاصل شود .

3 -  به محیط کنترل اعتبار و استقلال داده شود .

·  برای تشخیص ریسک‌ها با کمک کارهای کنترلی تأیید شده ، فعالیت‌های مفصل و جامعی انجام داد تا بتوان ریسک های قابل قبول را اعتبار سنجی نمود .

·  ملاحظات کنترلی تدارک الکترونیکی را با چرخه های ممیزی داخلی و بیرونی قانونی ، ترکیب و یکپارچه نمود .

·  برای تأمین کنندگان و قانونگذاران و طرف های سوم معامله ، بیمه و ضمانت فراهم نمود .

نتیجه‌گیری

درجمعبندی موضوعات مطرح شده باید گفت بکارگیری نرم‌افزارهای تدارک الکترونیکی در سازمان‌ها بویژه ارگان‌ها و نهاد‌های دولتی و استفاده از مزایای آن در جهت بهبود و تسهیل و سرعت‌بخشی به فرایندهای تهیه و تدارک ، در آیندة نزدیک در دستور کار قرار خواهد گرفت . در آن زمان بایستی کارشناسان و خبرگان مربوطه پیشاپیش از توانایی‌ها و ریسک‌ها و هزینه‌های این نوع سیستم‌ها و نیازمندی‌ها و شرایط خاص سازمان خود و تناسب و سازگاری نرم‌افزارهای مربوطه با کسب‌وکار سازمان مطلع بوده و همچنین توانایی انواع نرم‌افزارهای تدارک الکترونیکی موجود در دنیا و امکان تهیة آن‌ها با پشتیبانی مناسب با توجه به بحث های تحریم در ایران ،  را مورد ارزیابی قرار داده باشند ، تا بتوانند در تصمیم‌سازی مدیران ارشد برای انتخاب مناسب ترین راه حل‌ها مشارکت فعال داشته باشند . با توجه به تحقیقات Forrester‌ هم اکنون بهترین انواع این نوع نرم‌افزارها ماهیتاً آمریکایی یا آلمانی هستند و همانگونه که می‌دانید فروشندگان آن‌ها بصورت مستقیم به معامله با شرکت های ایرانی مبادرت نمی‌ورزند . به تازگی برخی از این نرم‌افزارها از طریق شرکت های نماینده یا کارگزار فروشندگان معروف نرم‌افزار دنیا ،  در کشورهای واسطه مثل مصر ( از جمله نرم‌افزار IBM Websphere   از آمریکا )  یا کویت و حتی دبی ، قابل خریداری هستند که در مورد اطمینان از پشتیبانی بموقع آن‌ها بایستی تحقیقات و ارزیابی بیشتری صورت پذیرد . در این میان برخی نرم‌افزارها از کشورهای دیگر هم وجود دارد که راحت تر قابل تهیه در بازار دنیا هستند ( از جمله نرم‌آفزار تدارک الکترونیکی شرکت  IP3 ‌   از استرالیا ) . در هرصورت همیشه امکان توسعه چنین نرم‌افزارهایی با کمک متخصصین ایرانی هم وجود دارد که اقدام به این کار ، به سرمایه‌گذاری از سوی دولت یا صنایع بزرگ که از امکانات مالی قابل توجهی برخوردارند ، نیاز دارد ولی در صورت انجام آن ، آثار و عواید سرشاری برای مملکت ما دربردارد .  از طرف دیگر برطرف نمودن مشکلات عمومی همچون استقرار قوانین تجارت الکترونیکی در همه زمینه ها و رفع موانع موجود بر سر پرداخت های الکترونیکی ، می‌تواند روند توسعه یا خرید چنین نرم‌افزارهایی را تسریع نماید . نکات مطرح شده در مقاله می‌تواند بعنوان راهنما و شروعی برای تحقیق در زمینة سیستم‌های تدارک الکترونیکی در تمامی جنبه‌ها و تعریف پروژه‌هایی در این زمینه بکار گرفته شود .

منابع و مراجع

1 -  آیین‌نامه‌ توسعه کاربرد فناوری اطلاعات « تکفا» (سال 1381 ) برگرفته از سایت iran-newspaper

http://www.iran-newspaper.com/1382/820610/html/commun.htm

2 -  برنامه برنامه جامع توسعه تجارت الکترونیکى ( سال 1384 ) برگرفته از سایت itanalyze.ir

http://www.itanalyze.ir/archives/2005/08/post_594.php

3 -  سند فرابخشی (ویژه) بهینه‌سازی تشکیلات دولت و ایجاد دولت الکترونیک (سال 1384 )

http://www.scict.ir/Portal/Home/Default.aspx?CategoryID=a4671151-e0d6-4b78-a0ce-35f63fdc0264

4 -  تعریف  Eprocurement ( مشاهده در آذر 1386 ) برگرفته از سایت  ZDNET 

http://dictionary.zdnet.com/definition/E-procurement.html

5  -  تعریف Eprocurement گروه تحقیقاتی Info-Tech Reasearch Group  (سال 2002 ) برگرفته از سایت portal.acm

http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1151518

6 -  تعریف  Eprocurement ‍از Carabello   برگرفته از سایت Emerald  ( سال 2001 )

http://www.emeraldinsight.com 

7 -  تعریف  Eprocurement ( مشاهده در آذر 1386 ) برگرفته از سایت  Wikipedia 

http://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement                             

8 -  تعریف  Eprocurement از سایت  CIO  ( مشاهده در آذر 1386 )

http://www.cio.com/article/29753

9 - کمپانی Cisco ، نویسنده ناشناس ( سال 2001  ( ، to Implement an E-Procurement Solution"  "What you need

http://whitepapers.techrepublic.com.com/whitepaper.aspx?docid=79748

10 - گزارش مؤسسه تحقیقاتی AMR ، ( سال 2003 ) برگرفته از سایت CIO

www.cio.com

11 -  Bartels ، Andrew (سال 2007 ) - The Forrester Wave™: eProcurement Solutions", Q2 2007"

www.forrester.com       

12 - Australian Government Information Management Office ، (سال 2006) ، ""Strategic Guide to Eprocurement

www.agimo.gov.au

13 – Ratan , Neel  ( سال 2006  (،"E-Procurement Security & Audit Requirements"

www.pwc.com

---

[1]   Business to Business

[2]   Business to Consumer

[3]   Maintenance, Repair and Operating

[4]  Supply Relationship Management

[5]   Request For Qoute

[6]   Request For Purchase

[7]   Request For Tender

[8]   Request For Information

[9]   Enterprise Resource Planing

[10]  Financial Management Information System

[11]  Purchase Card  

[12]  Expense Management System

[13]  Evaluated Receipt Settlement

[14]  Electronic Data Interchange